出版社信息化管理探索——从厦门大学出版社自主研发“南强出版管理系统”说起

 

作者:施高翔

来源:《大学出版》2008年第4期(总第60期)

 

着我国出版业的发展,很多出版社对信息化管理的需求日益迫切。信息化管理既是各社提高办公效率的需要,也体现了一家出版社管理的规范化水平。近年来,许多出版社在这方面进行了不少实践,或是直接购买商业化管理软件,或是自行开发一套适合自己的管理软件。厦门大学出版社在信息化管理方面也做了很大的努力,而且起步较早,从1996年起即组织本社的技术力量,采用当时流行的Foxbase开发出单机版的选题和发行管理系统。此后该系统经历了3次平台升级和社内业务的整合,终于于2007年开发成功基于B/S结构的南强出版管理系统。这是一套包含出版社全业务流程的出版管理系统,笔者作为多年从事编辑出版的业内人士,有幸主持并全程参与了十余年来系统的设计、升级和具体实施过程,现就以我社的这套“南强出版管理系统”研发过程为例谈谈出版社在实施信息化管理中的难处及一些解决办法,以供大家参考。
  一、 出版社实施信息管理存在的难处
  1. 缺乏一套合适的管理系统。目前市场上已有多种出版社管理系统,这些系统或大或小,功能或复杂或简易,但具体到各家出版社要选用管理系统时,会发现没有一套合适的软件,这大概是由以下几方面原因造成的:
  (1)没有合适的系统设计人员。一套合适的管理系统的设计人员,需要既熟悉出版全流程业务,又要精通程序设计,而这正是程序设计中的一大难点。现实情况是系统设计人员大多并非出版从业人员,他们并不完全了解出版工作的特点和工作流程中管理的特殊性。如其中有些人对出版业务虽有所了解,但并不了解出版管理中各个环节的具体细节;而对出版业务精通的人又未必精通管理系统的程序设计。
  (2)各家出版社均有自己已经成形的、独特的管理模式和生产流程,因此,这些已有的通用型商业化管理系统并不完全适合自己。
  (3)各家出版社对管理系统的要求也并不相同。如有的需要管理系统对出版业务全流程进行重点管理,有的需要对出版全流程中的财务状况进行重点管理,这些需求上的不同,也要求系统设计的思路有所不同。
  2. 对如何实行信息化管理没有清晰的思路。我调查了近20家出版社,发现绝大多数出版社的领导对实施信息化管理有较迫切的需要,但对如何实施都没有一个清晰的思路,而且由于各社实际情况不一,更使各社领导觉得茫然。从我了解的情况来看,各社在实施信息化管理的决策时都会碰到要使用什么样的管理软件的问题,包括管理软件是用商业化的软件,还是定制一套适合自己的软件;是要实行出版业务全流程的信息化管理,还是只管理其中几个环节;是要实现办公自动化,还是只要业务管理;是要重点对财务状况进行管理,还是既要业务管理又要财务管理一体化等等。这些问题不解决,实施信息化管理确实无从下手。
  3. 多套管理系统的数据共享问题。由于新闻出版总署对选题申报和CIP申报已采用了软件管理,教育部也对大学出版社的选题采用自己的系统进行管理,再加上很多出版社现在社内业务的某一环节或某几个环节使用管理系统,包括财务、发行、编务等,这就造成了这些系统的数据如何在一套全社统一的管理系统中共享的问题。
  4. 系统实施中碰到不少困难,主要包括:
  (1)员工不理解,不配合。有不少出版社的员工对使用管理系统有一定的抵触情绪,不敢也不想使用管理系统,总觉得使用管理系统很难;对系统中的功能和使用方法不愿去理解,总觉得原来的工作方法已经得心应手,不愿再去接受新生事物,致使系统中某些流程的数据空缺,系统的流程无法往下进行。
  (2)系统中的数据不准确。系统中的数据量较大,只要某些环节出现一些差错,就会造成系统中的数据不准确,而系统数据的不准确,就会使得系统无法发挥应有的管理和辅助决策作用。
  (3)系统的流程与实际管理并不完全吻合,需要在实际工作中作出调整,这也是不少商业化软件存在的问题。因为要使用管理系统而对工作流程作出调整,会使员工产生反感与不适应,最终使得管理系统的应用并不如意。

  二、出版社实施信息化管理的一些对策
 1. 领导的决心最重要。各社领导对实施信息化管理要有坚定的信心,不管有多难,决心不能动摇。在实施信息化管理前,社领导自己需要改变传统的管理理念,要改粗放型管理为精细化管理,要改每个环节均由领导亲历亲为型管理模式为制度化、程序化管理模式。在管理上要敢于放手,放心地让系统来代自己进行日常管理。我社能在十几年中坚持实施信息化管理,就是由于社领导的强力支持,否则,在遇到困难时,我们是很难坚持下去的。
  2. 选择一套合适的管理系统,这是实施信息化管理至关重要的一步。根据我 在十几年中设计和实施管理系统的经验,出版社选择的管理系统一定要适合本社的管理流程,尽量精简。事实上,并不是做得商业化程度很高、功能很多的大型管理系统就是好系统。合适的管理系统就是该系统容易使用,受到社内员工的喜爱;管理流程与业务流程完全吻合,能采集到出版社全业务流程的数据;能完成出版社日常的工作;具有与目前社内业务需求相适应的查询、统计功能;系统使用后对出版社的工作真正起到了促进和规范作用等。
  3. 我社实施信息化管理的一些做法。
  我社实施信息化管理经过了较长时间磨合,其他出版社在信息化管理中遇到的难处,我们也都遇到过。在采用什么样的管理系统的问题上,由于我们做得较早,市场上没有合适的管理系统可供我们使用,因此,我们一开始即决定由自己设计。我社现在采用自主研发的“南强出版管理系统”(以下简称“南强系统”),是由我们自己的技术力量经过十几年的改进而成的。“南强系统”得名于厦门大学的别称“南方之强”,并已于2007年注册成为商标。该套系统是以出版社业务为主轴的一套管理系统,涵盖出版社除财务核算外的所有业务流程,将图书编、印、发各环节流程均纳入管理。从选题到书稿三审、发稿、校对、印数审批、图书发印、图书出入库、销售、客户来款等业务流贯穿起来,并延伸至相关的各项管理,包括办公管理、编务管理、电子化档案管理(包括书稿原稿、终校样稿,封面小样稿、完整设计稿,作者身份证复印件等)、作者管理、合同管理、装帧管理、稿酬管理、校对管理、排版管理、客户管理、纸张管理等,对各个流程进行监控,通过系统可随时查知某一图书的所有当前流程信息或某流程上的所有图书信息。“南强系统”基于B/S结构开发,具有系统维护简单,系统扩展性强,客户端不需要单独安装系统操作软件等优点。通过互联网和VPN,可以做到远程、实时、全天候办公。这也解决了出版社有多处地点办公和出差时办公等困难。
  在十几年的信息化实践中,我感觉到一套管理系统再完美,如果无法真正在各个部门实施,也只能是一个摆设。因此,如何真正使系统在全社各个部门用起来,是我们在系统设计时考虑的重点之一。我们花了很大的精力调研各个部门员工使用计算机的习惯,他们对管理系统的需求,他们工作中的难处,综合这些情况后,我们定下系统设计原则,即易用、好用、有用。系统的设计要让使用者觉得非常容易操作;使用系统后,能切实帮助使用者提高工作效率,减少日常的重复性劳动,能帮助使用者非常方便地进行统计、查询,为下一步工作提供参考。为此,我们在具体设计和实施中采取了以下措施:
  (1)系统先易后难。针对社内员工对使用管理系统有一种天然的抵触感,我们在系统设计时可以先简单一些,等使用一段时间后,根据实际需要再增加功能。这样的做法有许多好处:一是系统设计简单,可以使员工只需要经过简单的学习即可学会使用,并经一段时间的数据积累,各种查询、统计等功能的实现,让员工体会到使用系统将给他们的工作带来方便,对系统不再有抱怨情绪,而且还会主动要求增加一些功能。这是一种水到渠成的做法,是我在实际工作中运用最多的方法。二是系统稳定,增加员工对系统的可信度。我在实际设计和使用系统中发现,有不少员工开始对管理系统并不信任,总认为手写的单子比电脑的更安全、可信。在这种心理下,如系统在使用中出现不稳定,员工正好可借此拒绝使用系统,对出版社实行信息化管理将是致命的。三是可以使系统测试时间大大缩短,而且使系统更加实用。由于系统是根据实际需要一步步增加功能的,因此,系统的测试并不难,新功能的使用速度很快,而且系统是根据实际需求设计的,因此不必像一般的商业软件那样设计看似很强大的功用、实际并无多大用处的功能和采集大量无用信息。
  (2)在系统操作的人性化方面下功夫。南强系统具有非常多的人性化操作的内容,包括:①操作界面美观、简洁,让人具有好感。②操作简单,各环节的操作尽量不用打字,并有操作提示。③任何一个操作细节均经过长期测试和实际使用,从使用者的角度出发,具有很强的业务针对性。④系统的流程设置既考虑到出版社实际工作流程,又考虑到应用系统后的工作效率,因此,各流程的设置除必要的以外,能减省的尽量减省,不会因为使用管理系统而使工作变得复杂,工作量加大;另外,流程的设置完全来自于设计人员长期在出版社的管理经验,具有非常强的针对性和实用性。⑤流程的短信和简单的办公管理功能,具有提醒完成新任务的作用。类似的人性化功能细节在系统中随处可见。目前,我社的管理系统已成为领导和员工必不可少的管理工具,它大大地提高了工作效率和管理的规范化,也催生了许多过去工作中存在问题的解决办法。这套系统大大提高了我社的整体管理水平。
  由于是站在使用者的角度来设计,我社的“南强系统”在实施中解决了一道道难题,系统在我社也得到了较好的应用。同时,多家出版社的领导和信息系统部门的负责人来我社实地考察“南强系统”,他们均对该系统表示肯定,认为“南强系统”是业内人自己设计的真正适合出版社特殊管理的系统,操作简单,大小适中,使用经济。目前,我社自主研发的“南强出版管理系统”已被多家出版社采用,并在不同类型出版社的使用过程中得到了进一步完善。